1. Từ tầm nhìn chiến lược đến hành động cụ thể

Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước không đơn thuần là việc áp dụng công nghệ vào quy trình xử lý văn bản, mà sâu xa hơn là việc xây dựng một môi trường làm việc số hiện đại, chuyên nghiệp và tin cậy. Ngày 13/11/2025, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 2481/QĐ-TTg phê duyệt Kế hoạch triển khai Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc chứa nội dung bí mật nhà nước dùng chung trong toàn bộ hệ thống hành chính.

Đây là một quyết sách mang tầm chiến lược, lần đầu tiên đặt nền móng cho việc xử lý các văn bản có độ “Mật” và “Tối Mật” trên môi trường mạng một cách đồng bộ từ Trung ương xuống tới cấp xã. Để triển khai thành công một hệ thống quy mô lớn và có tính chất đặc thù như vậy trong thời gian ngắn (hoàn thành trong tháng 12/2025), nhu cầu trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kỹ thuật giữa hàng chục ngàn cán bộ, công chức là vô cùng lớn.

Trước bối cảnh đó, ngày 10/12/2025, Văn phòng Chính phủ đã ban hành Công văn số 12205/VPCP-KSTT. Văn bản này đóng vai trò như một “kim chỉ nam”, định hướng lại phương thức trao đổi thông tin, dữ liệu công vụ. Theo đó, Hệ thống tương tác trao đổi thông tin an toàn (Trios) chính thức được lựa chọn và chỉ định là kênh liên lạc chủ đạo để hỗ trợ triển khai nhiệm vụ quan trọng này, thay thế hoàn toàn cho các phương thức liên lạc tự phát trước đây.

2. Thay đổi thói quen: Vì một môi trường công vụ chuyên nghiệp và an toàn

Trong nhiều năm qua, sự phát triển bùng nổ của các nền tảng mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin miễn phí (như Zalo, Telegram, Viber, Messenger, WhatsApp,...) đã mang lại sự tiện lợi nhất định trong giao tiếp. Tuy nhiên, khi áp dụng vào môi trường làm việc của cơ quan nhà nước, đặc biệt là đối với các nội dung liên quan đến chỉ đạo, điều hành và bí mật công tác, việc phụ thuộc vào các nền tảng này đã bộc lộ nhiều bất cập.

- Rủi ro từ các nền tảng mở: Các chuyên gia an ninh mạng và cơ quan chức năng đã nhiều lần đưa ra khuyến nghị về việc thận trọng khi sử dụng các ứng dụng mạng xã hội cho mục đích công việc.

- Thiếu kiểm soát về lưu trữ dữ liệu: Hầu hết các ứng dụng nhắn tin phổ biến hiện nay đều là sản phẩm của các doanh nghiệp nước ngoài hoặc doanh nghiệp tư nhân. Dữ liệu trao đổi, bao gồm các tệp tài liệu nội bộ, thường được lưu trữ trên các máy chủ đám mây đặt rải rác trên toàn cầu. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan nhà nước không thể thực sự quản lý và bảo vệ “tài sản số” của mình.

- Nguy cơ mạo danh và lừa đảo: Môi trường mạng xã hội với cơ chế đăng ký tài khoản dễ dàng, tính ẩn danh cao là “mảnh đất màu mỡ” cho các hành vi giả mạo cán bộ lãnh đạo, tạo lập các nhóm chat giả để thu thập thông tin hoặc phát tán tin giả.

- Trộn lẫn giữa công và tư: Việc sử dụng chung một ứng dụng cho cả mục đích trò chuyện cá nhân và trao đổi công việc dễ dẫn đến sự nhầm lẫn, gửi nhầm tài liệu, hoặc lơ là mất cảnh giác, tạo kẽ hở cho các cuộc tấn công mạng.

Chính vì những lý do trên, Công văn 12205/VPCP-KSTT đã đưa ra yêu cầu cụ thể: Các Bộ, ngành, địa phương không trao đổi nội dung công việc qua các nền tảng xã hội. Đây là một bước đi cần thiết để tách bạch rõ ràng môi trường công vụ, nâng cao tính kỷ luật và bảo mật thông tin.

3. Hệ thống Trios: Giải pháp công nghệ vì chủ quyền số

Để thay thế cho các ứng dụng phổ thông, Chính phủ đã giới thiệu và đưa vào vận hành hệ thống Trios. Đây không chỉ là một phần mềm, mà là một giải pháp tổng thể được thiết kế riêng cho hệ thống chính trị, đảm bảo sự cân bằng giữa tính tiện dụng và an toàn bảo mật.

Làm chủ hạ tầng, bảo vệ dữ liệu

Khác biệt căn bản nhất của Trios so với các ứng dụng thương mại nằm ở quyền sở hữu và kiểm soát.

- Mô hình triển khai tại chỗ: Hệ thống được vận hành trên hạ tầng Trung tâm dữ liệu của Ban Cơ yếu Chính phủ hoặc máy chủ do các đơn vị nhà nước trực tiếp quản lý. Điều này khẳng định nguyên tắc “Chủ quyền dữ liệu” - thông tin của Nhà nước phải nằm trên hạ tầng của Nhà nước.

- Dữ liệu không rời khỏi hệ thống: Mọi tin nhắn, cuộc gọi và tài liệu chia sẻ chỉ lưu thông trong mạng lưới nội bộ được thiết lập giữa máy chủ và thiết bị của cán bộ. Không có bất kỳ dữ liệu nào được chia sẻ ra bên ngoài hoặc lưu trữ trên các đám mây công cộng không an toàn.

An toàn nhưng vẫn thân thiện

Một trong những rào cản lớn nhất khi chuyển đổi số là tâm lý ngại thay đổi của người dùng. Hiểu được điều này, Trios được xây dựng với giao diện và tính năng gần gũi, tương đồng với thói quen sử dụng công nghệ hàng ngày của cán bộ.

- Đa dạng tính năng: Hệ thống hỗ trợ đầy đủ các nhu cầu giao tiếp hiện đại như: Nhắn tin nhanh, gọi điện thoại, gọi video chất lượng cao, họp trực tuyến nhiều điểm cầu và gửi tệp tin dung lượng lớn.

- Trải nghiệm người dùng: Các thao tác trên Trios được tối ưu hóa để đơn giản, dễ sử dụng, giúp cán bộ ở mọi lứa tuổi và trình độ công nghệ đều có thể tiếp cận nhanh chóng.

Bảo mật theo tiêu chuẩn quốc gia

Dù giao diện thân thiện, nhưng “lõi” của Trios được tích hợp các công nghệ bảo mật tiên tiến nhất, đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của Ban Cơ yếu Chính phủ.

- Mã hóa toàn trình: Thông tin được mã hóa ngay từ khi người gửi bấm nút và chỉ được giải mã khi đến tay người nhận hợp pháp (mã hóa đầu cuối). Cơ chế này đảm bảo nội dung trao đổi được giữ kín tuyệt đối trong quá trình truyền tải.

- Xác thực thiết bị: Để ngăn chặn truy cập trái phép, hệ thống áp dụng cơ chế kiểm soát thiết bị chặt chẽ. Chỉ những thiết bị đã được xác minh là của cán bộ, công chức mới được phép đăng nhập vào hệ thống. Nếu chẳng may cán bộ bị lộ mật khẩu, kẻ gian cũng không thể đăng nhập từ một thiết bị lạ.

4. Vai trò đồng hành của Ban Cơ yếu Chính phủ

Trong chiến dịch chuẩn hóa hạ tầng trao đổi thông tin này, Ban Cơ yếu Chính phủ được Chính phủ tin tưởng giao phó trọng trách “người gác cổng” về mặt kỹ thuật và an toàn thông tin. Tại các văn bản chỉ đạo, vai trò của Ban Cơ yếu Chính phủ được xác định rõ ràng:

- Bảo đảm hạ tầng và hiệu năng: Chủ trì rà soát, củng cố hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm dữ liệu, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, ổn định ngay cả khi số lượng người dùng tăng đột biến trong thời gian ngắn.

- Giám sát an toàn thông tin: Triển khai các giải pháp giám sát 24/7 để phát hiện sớm và xử lý kịp thời các nguy cơ mất an toàn, các sự cố kỹ thuật trong suốt quá trình các bộ, ngành khai thác sử dụng hệ thống.

- Thẩm định tiêu chuẩn: Đảm bảo các giải pháp mật mã tích hợp trong hệ thống Trios tuân thủ đúng các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, tạo niềm tin tuyệt đối cho người sử dụng.

Sự tham gia trực tiếp của cơ quan chuyên trách về mật mã và bảo mật quốc gia chính là sự bảo chứng vững chắc nhất cho tính an toàn và độ tin cậy của hệ thống Trios.

5. Lộ trình triển khai và công tác hỗ trợ

Việc đưa hệ thống Trios vào hoạt động không chỉ là một dự án công nghệ, mà là một cuộc vận động thay đổi phương thức làm việc quy mô lớn, từ Trung ương đến tận cấp xã.

Triển khai đồng bộ và khẩn trương

Thực hiện Quyết định 2481/QĐ-TTg, các Bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố đang tích cực chủ trì, tổ chức cài đặt ứng dụng hệ thống Trios cho cán bộ, công chức, viên chức có liên quan. Mục tiêu là thiết lập xong kênh liên lạc này trong thời gian sớm nhất để phục vụ cho việc hỗ trợ triển khai Hệ thống quản lý văn bản mật.

Đây là bước đi “tiền trạm” quan trọng. Khi kênh liên lạc Trios được thiết lập thông suốt, việc hướng dẫn, đào tạo và xử lý vướng mắc cho các hệ thống nghiệp vụ khác sẽ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với các phương thức truyền thống.

Hỗ trợ kỹ thuật tận tình

Hiểu rõ những khó khăn ban đầu khi làm quen với hệ thống mới, Văn phòng Chính phủ đã thiết lập kênh hỗ trợ kỹ thuật trực tuyến hoạt động liên tục. Đội ngũ chuyên viên kỹ thuật đã được bố trí sẵn sàng để giải đáp mọi thắc mắc, hướng dẫn cài đặt và xử lý lỗi cho các đơn vị địa phương.

Thông qua chính ứng dụng Trios, các cán bộ kỹ thuật có thể gọi video trực tiếp, chia sẻ màn hình để được hướng dẫn thao tác một cách trực quan, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

6. Hướng tới một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại

Việc triển khai hệ thống Trios và thực hiện nghiêm túc Công văn 12205/VPCP-KSTT mang lại nhiều ý nghĩa tích cực và lâu dài cho nền hành chính công vụ Việt Nam:

Thứ nhất, nâng cao tính chuyên nghiệp: Việc tách biệt rõ ràng giữa công cụ làm việc và công cụ giải trí cá nhân giúp cán bộ tập trung hơn, nâng cao kỷ luật lao động và trách nhiệm trong việc xử lý thông tin công vụ.

Thứ hai, chủ động phòng ngừa rủi ro: Thay vì phải chạy theo xử lý các sự cố lộ lọt thông tin trên các nền tảng mạng xã hội nước ngoài, chúng ta chủ động tạo ra một “vùng an toàn” để bảo vệ dữ liệu ngay từ nguồn. Đây là tư duy quản trị rủi ro hiện đại và chủ động.

Thứ ba, thúc đẩy phát triển công nghệ trong nước: Sự tin dùng các sản phẩm công nghệ “Make in Vietnam” như Trios là động lực to lớn để các doanh nghiệp công nghệ trong nước tiếp tục đầu tư nghiên cứu, phát triển các giải pháp chất lượng cao, góp phần xây dựng nền công nghiệp an toàn thông tin tự chủ, tự cường.

Thứ tư, tạo nền tảng cho kết nối liên thông: Khi tất cả các cơ quan từ Trung ương đến địa phương cùng sử dụng chung một nền tảng trao đổi thống nhất, rào cản về khoảng cách địa lý và sự thiếu đồng bộ về công nghệ sẽ bị xóa bỏ. Dòng chảy thông tin chỉ đạo, điều hành sẽ được thông suốt, nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết.

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng hệ thống Trios

Để đảm bảo hiệu quả và an toàn cao nhất, người sử dụng cần lưu ý:

- Cài đặt đúng nguồn: Chỉ tải và cài đặt ứng dụng theo đường dẫn chính thức được cung cấp trong văn bản hướng dẫn nội bộ hoặc từ cổng thông tin của Ban Cơ yếu Chính phủ.

- Bảo vệ thiết bị: Dù hệ thống có bảo mật tốt đến đâu, việc giữ gìn thiết bị cá nhân (điện thoại, máy tính) và không chia sẻ mật khẩu đăng nhập vẫn là trách nhiệm quan trọng của mỗi cá nhân.

- Tuân thủ quy chế: Sử dụng hệ thống đúng mục đích công việc, tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước khi trao đổi tài liệu trên môi trường mạng.

- Phản ánh kịp thời: Khi gặp sự cố hoặc phát hiện dấu hiệu bất thường, cần liên hệ ngay với đầu mối hỗ trợ kỹ thuật để được xử lý, ngăn chặn rủi ro lây lan.

Kết luận

Chuyển đổi số là một hành trình dài và không ít thách thức, đòi hỏi sự quyết tâm của cả hệ thống chính trị và sự thay đổi nhận thức của mỗi cá nhân. Việc triển khai hệ thống Trios theo chỉ đạo của Chính phủ là một bước đi thiết thực, đúng đắn và kịp thời.

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ các quy định về an toàn thông tin, tích cực hưởng ứng và sử dụng thành thạo hệ thống mới. Sự đồng lòng này không chỉ giúp bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ uy tín của cơ quan, mà còn góp phần xây dựng một Chính phủ số liêm chính, kiến tạo, hành động và phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn.

Trong thời gian tới, với sự nỗ lực của Văn phòng Chính phủ, Ban Cơ yếu Chính phủ và các Bộ, ngành, địa phương, tin tưởng rằng hệ thống Trios sẽ trở thành một công cụ đắc lực, một người bạn đồng hành tin cậy của đội ngũ cán bộ công chức trên môi trường số.